Personvernerklæring Fokus Kapitalforvaltning AS

Fokus Kapitalforvaltning AS (org.no 921 715 064), heretter benevnt «Fokus» eller «vi», er behandlingsansvarlig for de personopplysningene som vi samler inn og bruker i forbindelse med de tjenestene som vi yter til våre kunder.

Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger, kan du kontakte oss på post@fokuskapital.no

1. Hva bruker vi personopplysninger om deg til

a. Formål: gjennomføring av tjenester avtalt med en kunde

Fokus vil samle inn og behandle personopplysninger for å kunne gjennomføre de tjenestene som er avtalt med en kunde, inkludert porteføljerapportering, samt kundeadministrasjon og fakturering.

Fokus vil til dette formålet bruke ulike tekniske hjelpemidler, for eksempel CRM- og faktureringssystem.

Som en del av den kundeservicen vi ønsker å gi deg, vil vi melde deg på våre nyhetsbrev og vil sende deg invitasjoner til våre kundearrangementer. Vi vil samle inn og behandle de personopplysningene om deg som er nødvendige for dette formålet. Du kan når som helst oppdatere din kontaktinformasjon eller melde deg av våre nyhetsbrev.

b. Formål: egnethetsvurdering eller hensiktsmessighetsvurdering iht. Verdipapirhandelloven

Fokus gjennomfører lovpålagte egnethetsvurderinger eller hensiktsmessighetsvurderinger på bakgrunn av ulike opplysninger om en kunde – dette for å kunne påse at investeringsråd er egnet for kunden og at verdipapirer som Fokus formidler ordrer i, er hensiktsmessige for kunden. I noen tilfeller vil også personopplysninger om personer tilknyttet våre kunder inngå i slike vurderinger.

c. Formål: lydopptak av telefonsamtaler, opptak av kommunikasjon på Microsoft Teams samt oppbevaring av annen elektronisk kundekommunikasjon iht. Verdipapirhandelloven

Som følge av lovkrav som gjelder for verdipapirforetak i Norge, er Fokus pålagt å foreta lydopptak av alle telefonsamtaler med kunder, foreta opptak av kommunikasjon med kunder via Teams og oppbevare annen elektronisk kundekommunikasjon, som e-post og chat. Kravet gjelder når Fokus yter investeringstjenester eller investeringsvirksomhet. Dokumentasjonen skal også omfatte telefonsamtaler og kommunikasjon som er ment å lede frem til at det ytes investeringstjenester eller utøves investeringsvirksomhet.

Lydopptak, opptak av kundemøter via Teams og annen elektronisk kundekommunikasjon vil bli oppbevart i den tidsperioden som til enhver tid kreves etter gjeldende lov beregnet fra opptaksdag, for tiden 5 år, og skal kun brukes når du eller Fokus har behov for dokumentasjon av en tjeneste som ble ytet til deg.

Lydopptak, opptak av kundemøter via Teams og annen elektronisk kundekommunikasjon vil også kunne gjennomgås i kontrolløyemed av Finanstilsynet eller av compliance i Fokus.

d. Formål: forebygging og avdekking av straffbare handlinger

Fokus vil behandle personopplysninger med formål å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger. Opplysningene vil bli innhentet fra og utlevert til andre verdipapirforetak og finansinstitusjoner, Bankenes Misbrukerregister (felles register over misbruk av egne og andre kontoer og
betalingsinstrumenter), politiet og andre offentlige myndigheter. Oppbevaringstiden vil være inntil ti år etter registreringen.

Vi vil behandle personopplysninger for å oppfylle undersøkelses- og rapporteringsplikten for mistenkelige transaksjoner etter Hvitvaskingsloven. Fokus er pålagt å rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til ØKOKRIM v/ Enheten for finansiell etterretning (EFE). Du har etter Hvitvaskingsloven § 32 ikke innsyn i de opplysninger Fokus har registrert for disse formålene.

e. Formål: rapportering til skattemyndigheter iht. Skatteforvaltningsloven

Fokus har iht. Skatteforvaltningsloven plikt til å samle inn nærmere definerte personopplysninger om nærmere definerte personer tilknyttet en kunde og rapportere de innsamlede opplysningene til skattemyndigheter.

2. Rettslig grunnlag for bruk av personopplysninger om deg

Det første rettslige grunnlaget går ut på at det vil være nødvendig for Fokus å behandle personopplysninger om deg for å kunne levere de tjenestene som det er inngått en kundeavtale om, inkludert fakturering for tjenestene og annen kommunikasjon for å kunne gi en hensiktsmessig kundeoppfølging.

Videre vil det være nødvendig for Fokus å behandle personopplysninger om deg for å kunne oppfylle lovkrav som gjelder for verdipapirforetak i Norge. Mer informasjon om dette er gitt under punkt 1 bokstav b. til e. i denne personvernerklæringen.

Fokus vil også ha lov til å kunne behandle personopplysninger om deg som er nødvendige for å ivareta en berettiget interesse til Fokus der hvor denne veier tyngre enn hensynet til dine rettigheter og friheter. Et eksempel på en slik berettiget interesse er en mulighet til å kunne forsvare seg mot rettskrav.

Samtykke i forhold til nyhetsbrev vil kunne gi deg best mulig kundeservice og rådgivning ved hjelp av vår kunnskap om ditt kundeforhold hos oss.

3. Hvem vil vi utlevere personopplysninger om deg til

Vi vil som en del av vår virksomhet benytte ulike IT-leverandører, blant annet for å kunne tilby våre kunder nettbaserte rapporteringsverktøy. Slike IT-leveranser vil ofte kreve at våre IT-leverandører behandler personopplysninger på vegne av oss. I slike tilfeller vil Fokus inngå databehandleravtaler med sine IT-leverandører.

Fokus kan bli pålagt å utlevere lydopptak og annen elektronisk kundekommunikasjon til offentlig myndighet og andre som kan kreve dette i medhold av lov. Fokus er videre pålagt å rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til ØKOKRIM. I begge tilfeller for utlevering vil også personopplysninger kunne bli utlevert.

4. Hvor lenge vil vi lagre personopplysninger om deg

Fokus vil lagre personopplysninger om deg så lenge dette er nødvendig for å oppfylle det formålet de ble innhentet for. Når avtaleforholdet avsluttes, lagrer vi personopplysninger frem til foreldelsesfristen for det aktuelle formålet utløper, jf. for eksempel Verdipapirhandelloven, Hvitvaskingsloven og Regnskapsloven.

5. Dine rettigheter

Den til enhver tid gjeldende personopplysningsloven gir deg en rekke rettigheter knyttet til dine personopplysninger. Vær klar over at i visse tilfeller vil det gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil ha mer informasjon om dette.

Dersom du ønsker å gjøre bruk av en eller flere av dine rettigheter, skal du henvende deg til Fokus – du vil finne vår kontaktinformasjon nederst i denne personvernerklæringen. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og normalt innen 30 dager.

Innsyn

Du har rett til innsyn i personopplysninger som vi behandler om deg. Dette gjelder informasjon du selv har oppgitt, informasjon vi har hentet fra eksterne kilder, og informasjon om behandling av opplysningene. Interne vurderinger og lignende interne data som Fokus oppretter på bakgrunn av personopplysningene du har gitt til
oss, faller utenfor innsynsretten.

Retting eller sletting

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige. Dersom Fokus ikke har gjort det på eget initiativ, kan du kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger om deg blir rettet og at eventuelle opplysninger om deg som Fokus ikke har adgang til å behandle, blir slettet.

Begrensning av behandling

Du har rett til å be om at Fokus begrenser bruken av dine personopplysninger til kun lagring.

Innsigelse mot behandling

Du har rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger der hvor en slik behandling er basert på ivaretakelse av Fokus’ berettigede interesser. Fokus vil i slikt tilfelle ha plikt til å ikke lenger behandle personopplysningene om deg med de unntak fra denne plikten som følger av den til enhver tid gjeldende personopplysningsloven.
I tilfeller hvor dine personopplysninger benyttes for direkte markedsføring og profilering i forbindelse med slik markedsføring, har du alltid rett til å fremme innsigelser mot slik behandling av dine personopplysninger.

Dataportabilitet

Du har rett til å motta fra Fokus de personopplysningene som du selv har gitt oss og som var nødvendige for å oppfylle den inngåtte kundeavtalen. Fokus skal sende slike opplysninger til deg i et strukturert og maskinleselig format. Når det er teknisk mulig, har du rett til å få overført slike personopplysninger direkte fra Fokus til en annen behandlingsansvarlig.

Spørsmål og klager

Hvis du lurer på noe angående vår behandling av dine personopplysninger eller denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss på post@fokuskapital.no.
Dersom du mener at Fokus ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til den til enhver tid gjeldende personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no

6. Endringer til denne personvernerklæringen

Fokus reserverer seg retten til å kunne gjøre endringer til denne personvernerklæringen. Den til enhver tid gjeldende personvernerklæringen vil alltid være publisert på vår nettside www.fokuskapital.no

7. Vår kontaktinformasjon

Fokus Kapitalforvaltning AS
Kristianplass 2
6010 Ålesund
post@fokuskapital.no